Vos formateurs encodent en classe. Tout le reste suit.
Le système de suivi des centres de formation et d'insertion. Un encodage en classe alimente vos présences, vos statistiques, votre complétude et vos feuilles de présences, sans réencodage.
Des chiffres justes, et de quoi les prouver.
Nous comparons vos feuilles signées et votre fichier de suivi, sur un groupe et un trimestre. Sans engagement.
Conçu depuis l'intérieur du secteur de l'insertion socioprofessionnelle.
Des erreurs se glissent dans vos chiffres. Personne ne les voit.
Une présence notée sur papier, recopiée à la main dans un fichier, additionnée par des formules reprises d'une année à l'autre. À chaque étape, des erreurs se glissent. Ce n'est pas un manque de rigueur : c'est le système qui crée des erreurs.
Les écarts se compensent. Le total paraît juste.
Un stagiaire est crédité de quelques heures de trop. Un autre aussi. Un troisième en perd beaucoup. Le total du groupe reste plausible, alors le contrôle interne ne détecte rien. Mais lors d’un contrôle, l’administration ne s’arrête pas au total : elle vérifie les dossiers individuels.
Ses vingt-neuf heures de présence n'ont pas été comptées. C'est lui qui en subit les conséquences.
La prime de formation se compte à l'heure prestée. Et sous le seuil de présence requis, une formation qualifiante ne se valide pas.
29 h × 2 € brut de l’heure
des 80 % requis
Des statistiques faussées, un décrochage repéré trop tard et un bilan erroné présenté au stagiaire en entretien d'évaluation.
Vous déclarez à l'administration des chiffres que vous ne pouvez plus vérifier.
Tout part d'un geste, en classe.
En classe, sur son téléphone, le formateur ouvre la journée et marque les présents, les retards, les absences.
Formateur · sur mobile
Une journée, deux réalités
Le même travail sur le terrain. D’un côté, une pile de feuilles à réencoder le lundi suivant. De l’autre, une session déjà à jour, et une secrétaire qui n’a plus rien à recopier.
- 1Le lundi matin, une feuille imprimée est distribuéeà éditer, imprimer, récupérer et classer manuellement
- 2Pendant le cours, le formateur note les présencessur papier ou dans un carnet, à transmettre ensuite
- 3Plus tard, quelqu’un ressaisit tout dans le tableurla même information encodée une deuxième fois
- 4Si une feuille se perd, tout est à refaireréimpression, puis réencodage de mémoire, jour après jour
- 5Tout doit être vérifiéet parfois reconstitué dans l’urgence
- Le formateur encode en classeP · A · AJ · R, directement sur son mobile
- Tout est enregistré, la session est à joursans aucune action supplémentaire
- Les statistiques suiventprésences, retards, heures prestées
- Les données manquantes ressortentpar période et par journée, et remontent aux formateurs concernés
- Les preuves sont prêtessynthèse mensuelle prête pour l’encodage CORAIL, feuilles à votre charte
Un décrochage repéré tôt est un décrochage évitable.
Quand la présence remonte par une feuille recopiée, elle arrive avec une semaine de retard : l'absence répétée se découvre quand le parcours est déjà compromis. Encodée en classe, elle est visible le jour même, stagiaire par stagiaire.
Suivi par stagiaire, consulté sur ordinateur par la coordination et la guidance. Données de démonstration fictives.
Un décrochage se voit tout de suite, au lieu d'apparaître en fin de période. La guidance peut rencontrer le stagiaire avant que la situation s'empire.
Le seuil d'assiduité est calculé à chaque encodage, pas reconstitué au moment du bilan.
Un abandon évité, c'est un stagiaire qui termine sa formation et une place financée qui reste occupée.
Un seul encodage. Toute la suite alimentée.
La donnée encodée en classe remonte dans les sessions, le pilotage et la complétude sans être réencodée nulle part.
Vues sur ordinateur de la même session. Cliquez sur une capture pour voir la page entière. Données de démonstration fictives.
Les trous se voient. Les preuves sont prêtes.
La complétude rend chaque période et chaque journée manquante visibles, et chaque correction ciblée. Au moment du contrôle, la synthèse mensuelle est déjà générée, à la charte de votre centre.
Deux périodes manquantes sur 1196 : la journée est nommée, la correction se fait en un clic. Cliquez pour voir la page entière.
La synthèse CORAIL, prête à reporter
Heures prévues, présences validées, heures d'absence, jours de présence : stagiaire par stagiaire, pour le mois, à la charte de votre centre et avec votre référence de financement. Le report administratif se fait directement, la clôture du mois ne demande plus de reconstitution, et les chiffres déclarés correspondent à ce qui s'est passé en classe.
Centre et stagiaires fictifs, données de démonstration. Cliquez pour voir le document entier.
Vos règles, pas un modèle générique.
Velmo tient compte de la réalité des centres : financements multiples, périodes et blocs administratifs, paliers de retard, rôles, absences justifiées, preuves.
Le formateur encode, la coordination pilote, l'administratif justifie. Chacun ne voit que ce qui le concerne, sur l'outil qu'il a sous la main.
Les paliers de retard, comme votre centre les applique
Règles par paliers ou déduction exacte, validation des journées, clôture mensuelle : les paramètres collent aux exigences de financement, pas l'inverse.
Des données sensibles méritent mieux qu'un fichier partagé.
Aujourd'hui, qui dans votre structure peut ouvrir le fichier des présences ? Et qui saurait dire qui l'a modifié la semaine dernière ?
Votre centre reste responsable de traitement. Un contrat de sous-traitance (art. 28) vous est remis, prêt à signer.
Les données sont hébergées dans l'Union européenne, avec une localisation documentée et contractualisée.
Chacun voit ce qui le concerne. Les centres sont isolés les uns des autres, et chaque modification est tracée.
Durées de conservation explicites, registre des traitements et procédure en cas de violation de données.
Vos données restent les vôtres : export complet à tout moment, dans un format lisible et réutilisable.
Une question de votre délégué à la protection des données ? Le dossier complet est disponible avant toute signature.
Voir la page sécurité et conformitéLe produit n'a pas été pensé pour le secteur. Il a été pensé depuis l'intérieur du secteur, par un formateur qui le pratique depuis plus de douze ans.