Velmo traite des données de personnes accompagnées : identité, assiduité, justificatifs d'absence. Cette page dit où elles se trouvent, qui peut les lire, combien de temps elles sont gardées, et comment les récupérer.
Sans jargon, et sans rien promettre que le contrat ne dise.
Dans beaucoup de centres, le tableur de suivi est posé sur un disque partagé, accessible à toute l'équipe. Il circule aussi par courriel, se duplique, se retrouve sur des clés et des ordinateurs personnels. N'importe qui peut y modifier une valeur, et personne ne saurait dire qui l'a ouvert la semaine dernière, ce qui a changé, ni combien de copies existent.
Ce n'est la faute de personne : c'est l'outil qui ne permet ni de restreindre, ni de tracer. Mais ce sont des données de personnes vulnérables, et le centre en reste responsable.
Chacun est repris dans le contrat de sous-traitance qui vous est remis avant toute signature.
Votre centre est responsable du traitement, Velmo est sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Le contrat qui l'établit vous est remis prêt à signer.
Base de données en Irlande, application en France. Aucun transfert hors Union européenne. Tout changement de localisation vous est notifié 30 jours à l'avance.
Sept rôles distincts, du formateur à la direction. Un formateur ne voit que ses sessions. Les centres sont cloisonnés entre eux au niveau de la base.
Toute modification de présence est journalisée : qui, quand, quelle valeur avant et après. Un contrôle peut être documenté, une erreur peut être expliquée.
Export complet à tout moment, sans frais et sans devoir le justifier : fichiers CSV lisibles dans un tableur, plus les documents PDF déjà générés.
Si vous partez : export remis, puis suppression sous 60 jours, sauvegardes comprises, avec une attestation écrite.
La liste est courte, et c'est voulu : moins d'intervenants, moins de surface de risque. Elle est reprise au contrat, et toute évolution vous est notifiée à l'avance avec un droit d'objection.
La base de données, l'authentification et les fichiers déposés. C'est le seul prestataire qui traite des données de stagiaires.
L'interface de l'application : les pages et les fichiers d'affichage. Aucune donnée de stagiaire n'y est stockée ni traitée.
Les échanges entre votre navigateur et Velmo sont chiffrés (HTTPS/TLS). Les données au repos sont chiffrées par l'infrastructure d'hébergement, qui assure également des sauvegardes régulières. Les environnements de développement et de production sont séparés, sur des bases distinctes : aucune donnée réelle ne sert aux tests.
Velmo ne décide pas à votre place : vos obligations de justification dépendent de vos cadres de financement, et elles ne sont pas les mêmes pour un projet AMIF et pour une subvention communale. Le paramétrage suit ce que vous indiquez.
Pourquoi Velmo ne conserve pas au-delà. À la fin du contrat, c'est votre centre qui garde ses archives, avec l'export qui lui a été remis. Velmo n'a aucune raison de continuer à détenir les données de vos stagiaires : les conserver « au cas où » serait précisément ce que le RGPD interdit.
Dans un tableur, corriger une valeur fait disparaître la précédente : plus personne ne peut dire ce qui a été déclaré, ni pourquoi cela a changé. Dans Velmo, chaque modification de présence est enregistrée à côté de la donnée.
Le journal se conserve aussi longtemps que la donnée qu'il documente, et suit le même sort à la fin du contrat.
Données de démonstration fictives.
Velmo est un jeune produit porté par une petite structure : l'objection est légitime, et la réponse ne peut pas être une promesse. Elle est contractuelle.
Sans frais, sans préavis, sans justification à donner. Stagiaires, groupes, sessions, présences, historiques.
Des fichiers CSV, lisibles dans n'importe quel tableur, accompagnés des PDF déjà générés : feuilles, synthèses, attestations.
Trois mois de préavis, service maintenu, assistance à la migration. En cas d'interruption durable, l'export vous est remis sans délai.
Ce que cela veut dire concrètement. À aucun moment vos données ne sont retenues comme moyen de pression. Vous pouvez, le jour où vous le décidez, repartir avec l'intégralité de votre historique dans un format que vous exploitez sans nous.
Le dossier complet (contrat de sous-traitance, description des traitements, procédure en cas de violation) vous est remis avant toute signature. Et avant tout envoi de données pour un audit. Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données, la désignation n'étant pas obligatoire à cette échelle : les demandes reçoivent une réponse écrite à contact@velmo.be.